Política de Tratamiento de Datos Personales

Documento	Política de Tratamiento de Datos Personales
Código	SCW-POL-002
Versión	1.0
Fecha de aprobación	05 de noviembre de 2026
Aprobado por	Gerencia General · Security Cyber Wall S.A.S.
Próxima revisión	Noviembre de 2027 o antes, si cambia la normatividad o los tratamientos
Clasificación	Pública

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Razón social: Security Cyber Wall S.A.S.
• NIT: 901.799.771
• Domicilio y dirección: Calle 13 N.° 19-10, Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: datospersonales@securitycyberwall.com
• Sitio web: https://securitycyberwall.com

En adelante, «SCW» o «la Compañía».

2. Objetivo

Establecer los lineamientos que SCW aplica para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir los datos personales de sus titulares, garantizando el derecho constitucional de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella, de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por SCW, en medios físicos o digitales, y es de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores, contratistas y terceros que actúen como encargados del tratamiento por cuenta de la Compañía.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

5. Principios

SCW aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Datos que tratamos y finalidades

6.1. Clientes y potenciales clientes

Datos de identificación y contacto (nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono) y la información que el titular suministre a través del sitio web, el formulario de contacto, el autodiagnóstico, reuniones o correos. Finalidades:

• Atender solicitudes, consultas y requerimientos de información.
• Elaborar propuestas comerciales y ejecutar los servicios contratados.
• Realizar seguimiento comercial y enviar información sobre servicios, eventos y contenidos de ciberseguridad, cuando el titular lo haya autorizado.
• Generar los resultados del autodiagnóstico y contactar al titular para ampliarlos.
• Facturar, gestionar cartera y cumplir obligaciones contractuales, contables y tributarias.
• Medir la satisfacción y mejorar nuestros servicios.

6.2. Proveedores y aliados

Datos de contacto e información necesaria para la selección, contratación, pago y evaluación de proveedores, así como para el cumplimiento de obligaciones legales.

6.3. Colaboradores y candidatos

Datos necesarios para los procesos de selección, vinculación, gestión de nómina, seguridad social, bienestar, formación y cumplimiento de obligaciones laborales. Esta información se trata con acceso restringido.

6.4. Información a la que accedemos durante la prestación de servicios

Cuando, en desarrollo de un servicio (por ejemplo, una auditoría, una prueba de seguridad o un análisis forense), SCW accede a datos personales de los que el cliente es responsable, actúa como encargado del tratamiento: trata la información únicamente para cumplir el objeto contratado, conforme a las instrucciones del cliente y bajo acuerdos de confidencialidad, y la devuelve o elimina al finalizar el servicio.

7. Datos sensibles y de menores de edad

SCW no solicita datos sensibles en sus canales comerciales. Si en algún caso fuera necesario tratarlos, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y se obtendrá su autorización expresa. SCW no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes; de ser necesario, se respetarán sus derechos prevalentes y se contará con la autorización de su representante legal.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SCW.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. Autorización

SCW solicita la autorización del titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos, por medios escritos, digitales (por ejemplo, la casilla de aceptación en los formularios del sitio web) o mediante conductas inequívocas, y conserva prueba de ella. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Deberes de SCW

SCW cumple los deberes previstos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio de los derechos del titular, conservar prueba de la autorización, informar la finalidad del tratamiento, mantener la información en condiciones de seguridad, tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley e informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

11.1. Canal de atención

Las solicitudes se pueden enviar al correo datospersonales@securitycyberwall.com o por escrito a la dirección indicada en el numeral 1, incluyendo: nombre completo e identificación del titular, descripción de la solicitud, dirección o correo para la respuesta y, si actúa un tercero, el documento que acredite la representación.

11.2. Consultas

Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible responder en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.3. Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; si transcurridos dos (2) meses no lo hace, se entenderá desistido. Cuando no fuere posible atenderlo en el término inicial, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

12. Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo del área administrativa de SCW, a través del canal indicado en el numeral 11.1, con el apoyo del responsable de seguridad de la información.

13. Transferencia y transmisión de datos

SCW puede transmitir datos personales a encargados que le prestan servicios tecnológicos (por ejemplo, alojamiento web, correo electrónico o almacenamiento en la nube), incluso fuera de Colombia, bajo contratos que garanticen niveles adecuados de protección y confidencialidad. Las transferencias internacionales se realizarán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

14. Seguridad de la información

SCW adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en línea con su Política de Seguridad de la Información.

15. Cookies y analítica web

El sitio web puede usar cookies y herramientas de analítica para entender cómo se utiliza y mejorar su funcionamiento. El usuario puede configurar su navegador para bloquearlas o eliminarlas.

16. Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de aprobación. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y los deberes legales y contractuales aplicables. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares a través del sitio web antes de su implementación.